Praxisschließung aufgrund von Urlaub? So kommunizieren Sie mit Ihren Patienten
In unserer hektischen Welt ist es wichtig, dass auch Ärztinnen und Ärzte sich eine wohlverdiente Auszeit nehmen und sich um ihre eigene Gesundheit kümmern. Doch stellen Sie sicher, dass Ihre Patienten gut informiert sind, während Sie sich zufrieden im wohlverdienten Urlaub wiederfinden?
In diesem Beitrag erhalten Sie eine fertige Gratis-Vorlage für das Urlaubs-Schreiben an Ihre Patienten. Somit können Sie die Schließung Ihrer Praxis professionell kommunizieren und müssen lediglich ein Minimum an Zeit für die Erstellung aufwenden. Das klingt interessant für Sie?
Dann lesen Sie den Rest unseres Beitrags mit nützlichen Tipps zum Urlaubsschreiben an Ihre Patienten oder springen Sie direkt weiter zu der kostenlosen Download-Vorlage.
Der optimale Zeitpunkt für die Ankündigung
Bei einer urlaubsbedingten Praxisschließung ist eine rechtzeitige Ankündigung wichtig, um Ihre Patienten nicht zu verärgern. Achten Sie immer darauf, klar und verständlich zu kommunizieren. Dies ist eine Grundvoraussetzung, um eine nachhaltige und vertrauensvolle Patientenbindung aufbauen zu können.
Geben Sie Ihren Patienten ausreichend Zeit, um sich auf Ihre Abwesenheit einzustellen und ihre Termine entsprechend zu planen. Eine Vorankündigung von mindestens vier Wochen vor dem geplanten Urlaubszeitraum ist empfehlenswert.
Bei Ihrer Urlaubsplanung können Sie die üblichen Ferienzeiten berücksichtigen, in der ohnehin viele Patienten verreisen.
Diese Inhalte sollten Sie in Ihrem Schreiben kommunizieren:
Grund der Schließung
Nennen Sie den Grund für die Schließung Ihre Praxis. Teilen Sie Ihren Patienten mit, dass Sie eine Pause einlegen, um neue Energie zu tanken und Ihre Arbeit weiterhin mit bestmöglicher Qualität leisten zu können.
Zeitraum der Schließung
Geben Sie den genauen Zeitraum an, in dem Ihre Praxis geschlossen sein wird.
Alternative Versorgungsmöglichkeiten
Zeigen Sie Verständnis für die möglichen Bedenken und Bedürfnisse Ihrer Patienten während Ihrer Abwesenheit. Geben Sie daher Informationen zu alternativen Versorgungsmöglichkeiten, falls dringende medizinische Betreuung benötigt wird. Verweisen Sie beispielsweise auf eine Vertretungspraxis oder eine Notfallklinik in der Nähe.
Kontaktdaten für Notfälle
Geben Sie Ihren Patienten klare Anweisungen, wie sie in Notfällen Kontakt aufnehmen können. Nennen Sie eine Telefonnummer, unter der sie medizinische Unterstützung erhalten können.
Dankbarkeit und Vorfreude kommunizieren
Zeigen Sie in Ihrem Schreiben Dankbarkeit gegenüber Ihren Patienten für ihr Vertrauen und ihre Unterstützung. Lassen Sie Ihre Patienten wissen, dass sie während Ihrer Abwesenheit in guten Händen sind und Sie sich auf Ihre Rückkehr freuen.
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Gestaltung des Schreibens: Auf Corporate Identity Bezug nehmen
Binden Sie Ihre Corporate Identity als Bestandteil Ihres Praxismarketings in das Schreiben ein, um professionell zu erscheinen. Verwenden Sie das offizielle Briefpapier Ihrer Praxis und achten Sie darauf, dass das Schreiben einheitlich gestaltet ist.
Berücksichtigen Sie Ihre Praxisfarben, das Logo und Ihre Schriftart, um einen professionellen und wiedererkennbaren Eindruck zu hinterlassen. Das Schreiben sollte aus einem standhaften Material bestehen und hochwertig aussehen.
Gratis-Vorlage: Praxis geschlossen wegen Urlaub
Um Ihnen die Vorbereitung zu erleichtern, erhalten Sie eine kostenlose Vorlage für das Schreiben zur urlaubsbedingten Praxisschließung. Sie können diesen Text an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen und so direkt verwenden.
Wo sollten Sie das Schreiben platzieren?
Die Ankündigung sollte an verschiedenen Orten platziert werden, um sicherzustellen, dass möglichst viele Patienten davon Kenntnis nehmen. Bringen Sie das Schreiben gut sichtbar in Ihrer Praxis an, beispielsweise im Wartebereich, an der Rezeption oder auch in den Behandlungszimmern.
Außerdem empfiehlt es sich, das Schreiben auch am Hauseingang anzubringen. Ergänzend dazu können Sie die Mitteilung auch auf Ihrer Praxiswebsite veröffentlichen und über Ihre Social Media Kanäle verbreiten.
Was ist sonst noch vor dem Praxisurlaub zu regeln?
Neben der Ankündigung Ihrer urlaubsgedingten Praxisschließung gibt es noch einige weitere organisatorische Abläufe zu berücksichtigen.
Organisieren Sie eine Vertretung für dringende Fälle, besprechen Sie den Anrufbeantworter mit wichtigen Informationen und sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter über die geplante Schließung Bescheid wissen.
Eine detaillierte Checkliste mit weiteren Aufgaben finden Sie hier:
Vertretung organisieren:
✓ Finden Sie eine zuverlässige Vertretungspraxis oder einen Kollegen, der Ihre Patienten während Ihrer Abwesenheit betreuen kann.
✓ Klären Sie im Voraus die Modalitäten der Vertretung, wie beispielsweise die Erreichbarkeit und die Übermittlung von Patientendaten.
Mitarbeiter informieren:
✓ Teilen Sie Ihren Mitarbeitern den geplanten Urlaub rechtzeitig mit.
✓ Geben Sie Ihren Mitarbeitern klare Anweisungen während der Urlaubszeit keine Termine zu vergeben.
Terminbuchungssystem umstellen:
✓ Fügen Sie über ein Terminbuchungssystem in Ihrer Praxis? Dann stellen Sie ein, dass während der Urlaubszeit keine Termine gebucht werden können.
Anrufbeantworter besprechen:
✓ Passen Sie die Ansage auf Ihrem Anrufbeantworter an, um Ihre Patienten über die Schließung und alternative Versorgungsmöglichkeiten zu informieren.
✓ Geben Sie klare Anweisungen zur Kontaktaufnahme in Notfällen und nennen Sie gegebenenfalls die Kontaktdaten der Vertretungspraxis.
Praxisreinigung und -organisation:
✓ Planen Sie eine gründliche Reinigung der Praxisräume vor Ihrem Urlaub, um eine aufgeräumte und saubere Umgebung nach Ihrem Urlaub vorzufinden.
✓ Organisieren Sie Ihre Unterlagen und sorgen Sie dafür, dass alle wichtigen Dokumente und Akten ordentlich und sicher verwahrt sind.
Weiterleitung von Post und Mail-Anfragen:
✓ Stellen Sie sicher, dass Ihre Post und E-Mails während Ihrer Abwesenheit weitergeleitet oder von einer Vertretung bearbeitet werden.
✓ Geben Sie klare Anweisungen zur Bearbeitung von Anfragen und zum Umgang mit dringenden Angelegenheiten.
Abwesenheit auf der Praxis-Website und auf Social Media bekanntgeben
✓ Neben der Bekanntgabe Ihrer Abwesenheit in Ihrer Praxis selbst, sollten Sie Ihre Abwesenheit auch auf Ihrer Website und in den Sozialen Netzwerken bekanntgeben.
Fazit
Die Ankündigung der Praxisschließung wegen Urlaub bedarf einer professionellen und rechtzeitigen Kommunikation. Achten Sie darauf Ihr Schreiben unter Berücksichtigung Ihrer Corporate Identity aufzusetzen und die wesentlichen Informationen kurz und bündig zur Verfügung zu stellen.
Nutzen Sie die kostenlose Vorlage von Clickmade und bereiten Sie die Schließung Ihrer Praxis gründlich vor, um einen reibungslosen Ablauf während Ihrer Abwesenheit zu gewährleisten.
Genießen Sie Ihren wohlverdienten Urlaub und kehren Sie erholt und voller Energie zurück, um Ihre Patienten bestmöglich versorgen zu können.
