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Praxis geschlossen wegen Urlaub: Vorlage und Leitfaden

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Inhaltsverzeichnis

Praxisschlie├čung aufgrund von Urlaub? So kommunizieren Sie mit Ihren Patienten

In unserer hektischen Welt ist es wichtig, dass auch ├ärztinnen und ├ärzte sich eine wohlverdiente Auszeit nehmen und sich um ihre eigene Gesundheit k├╝mmern. Doch stellen Sie sicher, dass Ihre Patienten gut informiert sind, w├Ąhrend Sie sich zufrieden im wohlverdienten Urlaub wiederfinden?

In diesem Beitrag erhalten Sie eine fertige Gratis-Vorlage f├╝r das Urlaubs-Schreiben an Ihre Patienten. Somit k├Ânnen Sie die Schlie├čung Ihrer Praxis professionell kommunizieren und m├╝ssen lediglich ein Minimum an Zeit f├╝r die Erstellung aufwenden. Das klingt interessant f├╝r Sie?┬á

Dann lesen Sie den Rest unseres Beitrags mit n├╝tzlichen Tipps zum Urlaubsschreiben an Ihre Patienten oder springen Sie direkt weiter zu der kostenlosen Download-Vorlage.

Der optimale Zeitpunkt f├╝r die Ank├╝ndigung

Bei einer urlaubsbedingten Praxisschlie├čung ist eine rechtzeitige Ank├╝ndigung wichtig, um Ihre Patienten nicht zu ver├Ąrgern. Achten Sie immer darauf, klar und verst├Ąndlich zu kommunizieren. Dies ist eine Grundvoraussetzung, um eine nachhaltige und vertrauensvolle Patientenbindung aufbauen zu k├Ânnen.

Geben Sie Ihren Patienten ausreichend Zeit, um sich auf Ihre Abwesenheit einzustellen und ihre Termine entsprechend zu planen. Eine Vorank├╝ndigung von mindestens vier Wochen vor dem geplanten Urlaubszeitraum ist empfehlenswert.

Bei Ihrer Urlaubsplanung k├Ânnen Sie die ├╝blichen Ferienzeiten ber├╝cksichtigen, in der ohnehin viele Patienten verreisen.

Diese Inhalte sollten Sie in Ihrem Schreiben kommunizieren:

Grund der Schlie├čung

Nennen Sie den Grund f├╝r die Schlie├čung Ihre Praxis. Teilen Sie Ihren Patienten mit, dass Sie eine Pause einlegen, um neue Energie zu tanken und Ihre Arbeit weiterhin mit bestm├Âglicher Qualit├Ąt leisten zu k├Ânnen.

Zeitraum der Schlie├čung

Geben Sie den genauen Zeitraum an, in dem Ihre Praxis geschlossen sein wird.

Alternative Versorgungsm├Âglichkeiten

Zeigen Sie Verst├Ąndnis f├╝r die m├Âglichen Bedenken und Bed├╝rfnisse Ihrer Patienten w├Ąhrend Ihrer Abwesenheit. Geben Sie daher Informationen zu alternativen Versorgungsm├Âglichkeiten, falls dringende medizinische Betreuung ben├Âtigt wird. Verweisen Sie beispielsweise auf eine Vertretungspraxis oder eine Notfallklinik in der N├Ąhe.

Kontaktdaten f├╝r Notf├Ąlle

Geben Sie Ihren Patienten klare Anweisungen, wie sie in Notf├Ąllen Kontakt aufnehmen k├Ânnen. Nennen Sie eine Telefonnummer, unter der sie medizinische Unterst├╝tzung erhalten k├Ânnen.

Dankbarkeit und Vorfreude kommunizieren

Zeigen Sie in Ihrem Schreiben Dankbarkeit gegen├╝ber Ihren Patienten f├╝r ihr Vertrauen und ihre Unterst├╝tzung. Lassen Sie Ihre Patienten wissen, dass sie w├Ąhrend Ihrer Abwesenheit in guten H├Ąnden sind und Sie sich auf Ihre R├╝ckkehr freuen.

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Gestaltung des Schreibens: Auf Corporate Identity Bezug nehmen

Binden Sie Ihre Corporate Identity als Bestandteil Ihres Praxismarketings in das Schreiben ein, um professionell zu erscheinen. Verwenden Sie das offizielle Briefpapier Ihrer Praxis und achten Sie darauf, dass das Schreiben einheitlich gestaltet ist.

Ber├╝cksichtigen Sie Ihre Praxisfarben, das Logo und Ihre Schriftart, um einen professionellen und wiedererkennbaren Eindruck zu hinterlassen. Das Schreiben sollte aus einem standhaften Material bestehen und hochwertig aussehen.

Gratis-Vorlage: Praxis geschlossen wegen Urlaub

Um Ihnen die Vorbereitung zu erleichtern, erhalten Sie eine kostenlose Vorlage f├╝r das Schreiben zur urlaubsbedingten Praxisschlie├čung. Sie k├Ânnen diesen Text an Ihre individuellen Bed├╝rfnisse anpassen und so direkt verwenden.

Praxis wegen Urlaub geschlossen: Vorlage als Download

Wo sollten Sie das Schreiben platzieren?

Die Ank├╝ndigung sollte an verschiedenen Orten platziert werden, um sicherzustellen, dass m├Âglichst viele Patienten davon Kenntnis nehmen. Bringen Sie das Schreiben gut sichtbar in Ihrer Praxis an, beispielsweise im Wartebereich, an der Rezeption oder auch in den Behandlungszimmern.

Au├čerdem empfiehlt es sich, das Schreiben auch am Hauseingang anzubringen. Erg├Ąnzend dazu k├Ânnen Sie die Mitteilung auch auf Ihrer Praxiswebsite ver├Âffentlichen und ├╝ber Ihre Social Media Kan├Ąle verbreiten.

Was ist sonst noch vor dem Praxisurlaub zu regeln?

Neben der Ank├╝ndigung Ihrer urlaubsgedingten Praxisschlie├čung gibt es noch einige weitere organisatorische Abl├Ąufe zu ber├╝cksichtigen.

Organisieren Sie eine Vertretung f├╝r dringende F├Ąlle, besprechen Sie den Anrufbeantworter mit wichtigen Informationen und sorgen Sie daf├╝r, dass Ihre Mitarbeiter ├╝ber die geplante Schlie├čung Bescheid wissen.

Eine detaillierte Checkliste mit weiteren Aufgaben finden Sie hier:

Vertretung organisieren:

Ôťô Finden Sie eine zuverl├Ąssige Vertretungspraxis oder einen Kollegen, der Ihre Patienten w├Ąhrend Ihrer Abwesenheit betreuen kann.

Ôťô Kl├Ąren Sie im Voraus die Modalit├Ąten der Vertretung, wie beispielsweise die Erreichbarkeit und die ├ťbermittlung von Patientendaten.

Mitarbeiter informieren:

Ôťô Teilen Sie Ihren Mitarbeitern den geplanten Urlaub rechtzeitig mit.

Ôťô Geben Sie Ihren Mitarbeitern klare Anweisungen w├Ąhrend der Urlaubszeit keine Termine zu vergeben.

Terminbuchungssystem umstellen:

Ôťô F├╝gen Sie ├╝ber ein Terminbuchungssystem in Ihrer Praxis? Dann stellen Sie ein, dass w├Ąhrend der Urlaubszeit keine Termine gebucht werden k├Ânnen.

Anrufbeantworter besprechen:

Ôťô Passen Sie die Ansage auf Ihrem Anrufbeantworter an, um Ihre Patienten ├╝ber die Schlie├čung und alternative Versorgungsm├Âglichkeiten zu informieren.

Ôťô Geben Sie klare Anweisungen zur Kontaktaufnahme in Notf├Ąllen und nennen Sie gegebenenfalls die Kontaktdaten der Vertretungspraxis.

Praxisreinigung und -organisation:

Ôťô Planen Sie eine gr├╝ndliche Reinigung der Praxisr├Ąume vor Ihrem Urlaub, um eine aufger├Ąumte und saubere Umgebung nach Ihrem Urlaub vorzufinden.

Ôťô Organisieren Sie Ihre Unterlagen und sorgen Sie daf├╝r, dass alle wichtigen Dokumente und Akten ordentlich und sicher verwahrt sind.

Weiterleitung von Post und Mail-Anfragen:

Ôťô Stellen Sie sicher, dass Ihre Post und E-Mails w├Ąhrend Ihrer Abwesenheit weitergeleitet oder von einer Vertretung bearbeitet werden.

Ôťô Geben Sie klare Anweisungen zur Bearbeitung von Anfragen und zum Umgang mit dringenden Angelegenheiten.

Abwesenheit auf der Praxis-Website und auf Social Media bekanntgeben

Ôťô Neben der Bekanntgabe Ihrer Abwesenheit in Ihrer Praxis selbst, sollten Sie Ihre Abwesenheit auch auf Ihrer Website und in den Sozialen Netzwerken bekanntgeben.

Fazit

Die Ank├╝ndigung der Praxisschlie├čung wegen Urlaub bedarf einer professionellen und rechtzeitigen Kommunikation. Achten Sie darauf Ihr Schreiben unter Ber├╝cksichtigung Ihrer Corporate Identity aufzusetzen und die wesentlichen Informationen kurz und b├╝ndig zur Verf├╝gung zu stellen.

Nutzen Sie die kostenlose Vorlage von Clickmade und bereiten Sie die Schlie├čung Ihrer Praxis gr├╝ndlich vor, um einen reibungslosen Ablauf w├Ąhrend Ihrer Abwesenheit zu gew├Ąhrleisten.

Genie├čen Sie Ihren wohlverdienten Urlaub und kehren Sie erholt und voller Energie zur├╝ck, um Ihre Patienten bestm├Âglich versorgen zu k├Ânnen.

Clickmade

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├ťber den Autor

Hallo, ich bin Fabian Hellwig und Inhaber von Clickmade. Clickmade ist eine SEO Agentur und hilft Ärztinnen und Ärzten durch effektive Website-Optimierung bei der Patientenakquise .

Ein Arzt und eine Ärztin, welche Praxismarketing betreiben und die Daumen nach oben strecken.
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