Das Praxisübernahme-Schreiben an Patienten: Mittel für Vertrauensaufbau
Eine Praxisübernahme – ein bedeutender Meilenstein in der Karriere einer Ärztin bzw. eines Arztes.
Aber wie stellen Sie sicher, dass Ihre Patienten sich während dieses Prozesses bestens abgeholt fühlen? Mit dem Praxisübernahme-Schreiben schaffen Sie erstes Vertrauen bei Ihren Patienten und legen den Grundstein für den Aufbau einer Patientenbindung.
In diesem Artikel erhalten Sie wertvolle Tipps für das Praxisübernahme-Schreiben an Patienten. Sie erfahren wann der richtige Zeitpunkt für die Kommunikation ist, welche Inhalte Sie vermitteln sollten und worauf sonst noch zu achten ist.
Die Praxisübernahme: Patienten umfassend informieren
Der richtige Zeitpunkt
Die Kommunikation an Patienten sollte erst dann stattfinden, wenn das genaue Übernahmedatum sicher feststeht und mit keinen weiteren Änderungen zu rechnen ist.
Das Anschreiben zur Praxisübernahme sollte den Patienten im besten Fall mindestens 4 – 6 Wochen vor der Praxisübernahme zugänglich gemacht werden.
Die richtige Länge des Schreibens
Die Länge für das Schreiben an Ihre Patienten sollte zwischen einer halben Seite und einer Seite liegen. Der Text sollte lediglich die wichtigsten Informationen beinhalten und verständlich gehalten sein.
Welche Wege der Kommunikation gibt es?
Sie können die Praxisübernahme sowohl offline als auch online an Ihre Patienten kommunizieren:
✓ Kommunikation durch den scheidenden Arzt:
Der scheidende Arzt kann Sie bei der Kommunikation unterstützen und die Praxisübernahme im Vorfeld an die Patienten kommunizieren. Stimmen Sie das genaue Vorgehen am besten gemeinsam ab.
✓ Aushänge und Aufsteller in der Praxis:
Platzieren Sie das Praxisübernahme-Schreiben gut sichtbar an wichtigen Stellen in der Praxis. Geeignete Orte können das Wartezimmer, der Empfang, die Eingangstür und gegebenenfalls auch die Behandlungsräume sein. Somit werden Patienten zwangsläufig auf Ihr Schreiben aufmerksam.
✓ Praxiswebsite:
Auch über die bestehende Praxiswebsite kann die Praxisübernahme kommuniziert werden. Achten Sie dabei darauf, dass allen Websitebesuchern der Text zur Praxisübergabe gleich auffällt. Sie können zum Beispiel mit einem Pop-up arbeiten, welches sich direkt beim Aufrufen der Website öffnet. Alternativ platzieren Sie die Info zur Praxisübernahme gut sichtbar auf der Startseite.
✓ Social-Media:
Sollten Social-Media-Kanäle vorhanden sein, können Sie hier ebenfalls einen kurzen Post absetzen. Somit werden auch Social-Media-affine Patienten auf die Praxisübernahme aufmerksam.
✓ Anzeigen in lokalen Medien
Sie können die Mitteilung an Ihre Patienten auch via Anzeigen in lokalen Online- und Offline-Medien durchführen. Bei der Auswahl eines lokalen Mediums sollten Sie darauf achten, dass die Überschneidung mit Ihrem Einzugsgebiet groß genug ist, Sie Ihre Zielgruppe erreichen und die Reichweite hoch genug ausfällt.
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Corporate Identity und Aufbereitung
Achten Sie bei dem Praxisübernahme-Schreiben an Ihre Patienten darauf, dass Ihre Corporate Identity (CI) gut sichtbar abgedruckt ist und das Design professionell aussieht.
Wenn Sie Ihr Schreiben an verschiedenen Stellen anbringen oder auslegen möchten, sollte dieses im besten Fall laminiert oder in einem robusten Material aufbereitet sein. Auch haben Sie die Möglichkeit hierfür eigens Aufsteller für Ihre Arztpraxis zu erwerben.
Lose und / oder knittrige Zettel und sichtbare Tesafilm-Streifen sind ein No-Go. Es ist wichtig, dass Sie von Beginn an professionell auf Ihre Patienten wirken.
Rechtliche Fallstricke beachten
Als Ärztin bzw. Arzt sollten Sie stets darauf achten, dass Sie beim Bewerben Ihrer Arztpraxis Regelungen, Vorschriften und Gesetzen unterliegen. Die Reglementierung von ärztlicher Werbung ist hauptsächlich an folgenden Stellen definiert:
✓ Berufsordnung für die in Deutschland tätigen Ärzte (MBO-Ä)
✓ Heilmittelwerbegesetz (HWG)
✓ Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG)
So muss ärztliche Werbung auf Basis der einschlägigen Regelwerke berufsbezogen, sachlich und angemessen sein. Ferner darf diese auch nicht anpreisend, irreführend oder vergleichend sein.
Mehr Details zu diesem Thema finden Sie in einer Bekanntmachung der Bundesärztekammer.
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Inhalte für das Praxisübernahme-Schreiben
1. Ankündigung und Zeitpunkt der Praxisübernahme:
Die Information zur Praxisübernahme sowie das Datum sollten sich gut sichtbar in der Überschrift des Schreibens befinden.
2. Vorstellung des neuen Inhabers:
Liefern Sie in ein paar kurzen Sätzen Hintergrundinformationen zu sich und Ihren Qualifikationen. Dies sorgt für Sympathie und Vertrauen bei Ihren zukünftigen Patienten.
3. Fortführung der Behandlung:
Kommunizieren Sie, dass ein nahtloser Übergang der laufenden Behandlungen und Therapien gewährleistet wird.
4. Änderungen bzw. Erweiterungen des Behandlungsspektrums:
Kommunizieren Sie gegebenenfalls auch, was sich in den Behandlungsansätzen zukünftig ändert und welche Schwerpunkte Sie bei Ihren Behandlungsmethoden verfolgen.
5. Praxisabläufe und Terminvereinbarungen:
Welche Abläufe ändern sich? Gibt es neue Öffnungszeiten, neue Kontaktdaten, ein neues Terminbuchungssystem? Auch diese Punkte sollten Sie in Ihrem Schreiben aufgreifen.
6. Danksagung und Ausblick:
Bedanken Sie sich für das entgegengebrachte Vertrauen Ihrer Patienten und schildern Sie, dass Sie auch für die Zukunft eine bestmögliche Behandlung in der Praxis garantieren möchten.
Praxisübernahme-Schreiben an Patienten Checkliste
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Fazit
Bei einer Praxisübernahme stellt das bekanntgebende Schreiben eine wichtige Grundlage dar, um von Beginn an auf dem richtigen Fuß mit Ihren neuen Patienten zu starten. Es gibt keine zweite Chance für einen ersten Eindruck.
Kommunizieren Sie die Übernahme rechtzeitig und achten Sie darauf, sich bei dem Praxisübernahme-Schreiben auf die Wesentlichen Informationen zu beschränken.
Mit einem professionellen Schreiben können Sie bereits vor Aufnahme der Behandlungen erstes Vertrauen bei Ihren Patienten aufbauen.
Geben Sie von daher auch gerne etwas persönliches von sich Preis. Gut geeignet wären hier zum Beispiel ein Foto und persönliche Hintergrundinformationen zu Ihrem Werdegang.
Häufig gestellte Fragen
Sie sollten bei dem Schreiben an Patienten zu Ihrer Praxisübernahme folgende Dinge beachten: Die Wahl des richtigen Zeitpunkts für Ihr Schreiben, eine angemessene Länge, die Verbreitung über sämtliche Ihnen zur Verfügung stehende Kommunikationskanäle, die Wahrung Ihrer Corporate Identity und ein angemessenes Design. Nicht zuletzt sollten Sie auch die rechtlichen Rahmenbedingungen für ärztliche Werbung berücksichtigen.
Nennen Sie gut sichtbar den Zeitpunkt der Praxisübernahme. Ferner sollten Sie sich in dem Schreiben kurz vorstellen und auf die Fortführung der laufenden Therapien und Behandlungen von Patienten Bezug nehmen. Zudem sollten Sie auch über Änderungen in den Behandlungen oder Praxisabläufen informieren.
Die Praxisübernahme sollte erst dann mitgeteilt werden, wenn das Übernahme-Datum sicher feststeht. Im besten Fall sollte die Übernahme mit genug Vorlaufzeit kommuniziert werden, damit Patienten sich optimal auf die neue Situation einstellen können. Von daher ist hier eine Mitteilung wenigstens 4 – 6 Wochen vor Übernahme ratsam.
